¡Auxilio mi proyecto está en crisis!
Querido PMP:
Mi proyecto está fuera de presupuestoy tiempo, el equipo es disfuncional, el patrocinador empieza a inquietarse, estamos en medio de una crisis!!! No sé por dónde empezar para regresar al orden mi proyecto. ¿Tengo que aceptar esta situación y aprender de los errores o aún estoy a tiempo de solucionarlo?
ATENTAMENTE,
El estresado
Querido Estresado:
Contrólate, por supuesto que todavía hay algo por hacer. Lo que necesitas es detenerte, tranquilizarte, pensar y recapitular. Es momento de poner las cartas sobre la mesa, eliminar el estado de crisis y generar un ambiente controlado.
Reúnete con tu equipo de trabajo, sigan estos sencillos pasos y verás que todo estará bajo control:
ü Transmite a tu equipo de trabajo el sentido de responsabilidad para que cumplan con sus tareas.Es importante que cada miembro del equipo conozca su rol en el proyecto y entienda la importancia de entregar lo que le corresponde en tiempo y forma, ya que las tareas de cada miembro están enlazadas con las de los demás, y el incumplimiento de uno, repercute en todos.
ü Acuerda con el equipo las reglas defuncionamiento básicas con el fin de avanzar con las tareas del proyecto.Estas reglas deberán incluir: cómo el equipo deberá tomar decisiones, cada integrante del equipo deberá ser responsable de informar al Director del Proyecto cuando las tareas no sean concluidas y deberás hacer los ajustes necesarios al plan de trabajo.
ü Revisa el alcance original del proyecto.Pregúntate si ha cambiado y si cubre todos los requerimientos acordados. Revisa y documenta lo que ha sido desarrollado para reflejar con claridad los entregables planificados y realizados del proyecto.
Sino existe un documento con la declaración del alcance del proyecto (scope statement), asegúrate de desarrollar uno y que el patrocinador (sponsor) conozca y autorice el nuevo documento, mismo que servirá como línea de base del alcance y como punto de referencia y control para futuros cambios.
En caso dehaber algún cambio en el alcance original del proyecto, este tendrá que ser autorizado por el patrocinador (sponsor) y comunicado a los interesados (Stakeholders) clave.
ü Desarrolla el plan del proyecto para una ejecución exitosa.Es muy probable que no exista un plan de trabajo bien definido. Un plan no significa hacer solo un listado de tareas. Primeramente debes identificar las grandes tareas y desglosarlas en sub-tareas (EDT), posteriormente debes establecer la secuencia en que esas tareas se deben realizar, asegúrate que el plan abarque todas las tareas necesarias (o al menos las que identifiques en ese momento) con su duración y el responsable de realizarlas.
ü Programa al menos una junta semanal con tu equipo de trabajo. Empieza revisando las tareas que fueron asignadas a cada miembro del equipo, cerciórate si han sido concluidas o si están pendientes, discutan su estado de acuerdo al calendario (fechas programadas de inicio y fin de cada tarea) y el presupuesto, en caso de requerir cambios, ajusten el alcance y el plan del proyecto según los cambios sean solicitados y aprobados.
A pesar deque estos pasos parecen muy sencillos, es común, que proyectos caigan en crisis por conceptos tan básicos como estos, la dirección de proyectos no es difícil, pero si exige una disciplina de mucho compromiso. Hazme saber tus avances.
Atentamente,
The Project Management Professional
Fuente: Michael Stanleigh
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